Organizacja i obsługa konferencji sama w sobie jest sporym wyzwaniem. Nic zatem dziwnego, że przedsiębiorcy chętnie korzystają z outsourcingu niektórych zadań i posiłkują się wsparciem ze strony specjalistów w swojej dziedzinie. Przykładem takiego działania staje się inwestowanie w catering. Przedstawiamy krótki poradnik, dzięki któremu poznasz najważniejsze kwestie związane z wyborem usługodawcy. Jaki zapewnić dowóz posiłków? Jakie czynniki trzeba brać pod uwagę?
1. Wybierz odpowiednie miejsce do organizacji konferencji
Punktem wyjścia dla wyboru oferty cateringowej okazuje się ustalenie warunków lokalizacyjnych. Sprawdź, czy dana przestrzeń pomieści planowaną liczbę uczestników wydarzenia. Jeśli organizujesz konferencję w placówce specjalnie przygotowanej do tego celu, być może istnieje opcja zamówienia cateringu z hotelowej restauracji? Im szerszy zakres usług zgromadzonych w jednym miejscu, tym mniej kłopotów dla organizatora. Poszukaj wysokiej jakości hotelu z restauracją, a przygotujesz spotkanie biznesowe w sposób wygodny i ekonomiczny.
2. Określ liczbę uczestników
Wiele firm, które wynajmują sale konferencyjne w Warszawie i pozostałych miastach w Polsce unika precyzyjnego określania maksymalnej liczby uczestników. Jeśli w grę wchodzi catering, takie niedopatrzenie przynosi wiele negatywnych skutków. Złotym środkiem jest zapewnienie sobie widełek i zamówienie takiej ilości jedzenia, która może zostać bez problemu skonsumowana przez słuchaczy.
3. Korzystaj ze sprawdzonych usług
Zanim nawiążesz współpracę z wybraną firmą cateringową lub hotelem konferencyjnym, przeprowadź staranną analizę jakości ich usług. W dobie Internetu bez większych problemów dotrzesz do rzetelnych serwisów agregujących oferty sal konferencyjnych. Organizuj konferencje wyłącznie w miejscach z odpowiednim zapleczem. Zajmij się przygotowaniem merytorycznym spotkania, a resztę powierz ekspertom od cateringu biznesowego.
4. Pamiętaj o specjalnych preferencjach żywieniowych
Nie namawiamy do wnikliwej oceny sposobu odżywania się każdego gościa konferencji. Jednak dobrym pomysłem okazuje się uwzględnienie w menu przynajmniej jednego dania wegetariańskiego i bezglutenowego. Możesz również wykorzystać formularz zgłoszeniowy rozsyłany do uczestników i zapytać w nim o ewentualne zdiagnozowane alergie. Takie podejście przekłada się na poprawę wizerunku organizatora i stanowi pozytywny akcent podczas samego wydarzenia.
Dbaj o jakość potraw
Nigdy nie oszczędzaj na jakości posiłków. Nie musisz serwować wykwintnych dań ze składnikami z drugiego końca świata. Twoim obowiązkiem jest jednak dostarczenie świeżych i zdrowych potraw, które trafią na stół niedługo po ich przygotowaniu. To kolejny powód, dlaczego warto wybierać hotelowe sale konferencyjne – Kraków, Warszawa i pozostałe duże miasta pełne są ciekawych ofert łączących salę z restauracją. Profesjonalne centra biznesowe dysponują rozbudowanym zapleczem gastronomicznym, które czyni catering znacznie wygodniejszym i poprawia jego jakość.
Porównaj oferty na www.mojekonferencje.pl
Porównaj najlepsze hotele i sale konferencyjne w Krakowie za pomocą serwisu MojeKonferencje.pl. Znajdziesz tu renomowane placówki w każdym mieście w Polsce, które obsługują przyjęcia firmowe, szkolenia i konferencje biznesowe w zakresie wyśmienitego cateringu.
