Coraz więcej osób pracujących na umowę o pracę korzysta ze swoich prywatnych samochodów w celach służbowych.
Sytuacje takie mogą obejmować dojazdy na spotkania biznesowe, przewóz towarów, czy wyjazdy do oddziałów firmy. W takich przypadkach pracownik ma prawo do rekompensaty poniesionych kosztów, czyli tzw. kilometrówki. Jest to istotne nie tylko z perspektywy pracownika, ale również pracodawcy, który musi przestrzegać przepisów i zapewnić odpowiednią organizację tego procesu.
Czym jest kilometrówka i jak działa?
Kilometrówka to zwrot kosztów użytkowania prywatnego pojazdu w celach służbowych. Jest to świadczenie pieniężne, którego wysokość określa liczba przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za 1 km. Stawki te są regulowane przepisami prawnymi i różnią się w zależności od rodzaju pojazdu. W 2024 roku aktualne stawki wynoszą:
- 0,89 zł dla samochodów osobowych o pojemności silnika poniżej 900 cm³,
- 1,15 zł dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm³,
- 0,69 zł dla motocykli,
- 0,42 zł dla motorowerów.
Więcej szczegółów na temat stawek i zasad rozliczania można znaleźć w artykule na stronie MB Motors.
Obowiązki pracownika korzystającego z prywatnego pojazdu
Pracownik, który używa swojego samochodu do celów służbowych, ma obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta jest kluczowa, ponieważ pozwala dokładnie określić liczbę przejechanych kilometrów oraz cel podróży. Taki dokument powinien zawierać:
- Imię, nazwisko i adres użytkownika pojazdu,
- Numer rejestracyjny pojazdu,
- Pojemność silnika,
- Kolejny numer wpisu,
- Datę i cel podróży,
- Trasę (skąd-dokąd),
- Liczbę przejechanych kilometrów,
- Stawkę za 1 km,
- Kwotę do zwrotu.
Brak odpowiedniej ewidencji może skutkować odmową zwrotu kosztów przez pracodawcę. Dlatego warto prowadzić dokumentację nawet wtedy, gdy przepisy tego formalnie nie wymagają.
Obowiązki pracodawcy
Z perspektywy pracodawcy istotne jest zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi kilometrówki. Do najważniejszych obowiązków należy:
- Wypłata kilometrówki w terminie,
- Stosowanie odpowiednich stawek,
- Opodatkowanie nadwyżki, jeśli kilometrówka przekracza ustawowe limity.
Pracodawca powinien także monitorować limity kilometrów, które wynoszą np. 300 km miesięcznie dla mieszkańców małych gmin, 500 km dla średnich gmin i 700 km dla dużych miast. Szczególne zasady obowiązują w przypadku pojazdów używanych w służbach ratowniczych czy leśnych.
Korzyści i wyzwania
Używanie prywatnego pojazdu w celach służbowych ma swoje zalety – pracownik nie jest ograniczony do firmowych środków transportu, a pracodawca unika konieczności zakupu dodatkowych pojazdów. Jednocześnie obie strony muszą dbać o przestrzeganie przepisów, aby uniknąć potencjalnych problemów, np. błędów w rozliczeniach czy niezgodności z przepisami podatkowymi.
Podsumowanie
Korzystanie z prywatnego pojazdu w celach służbowych to powszechne rozwiązanie, które wymaga jednak odpowiedniej organizacji i znajomości przepisów. Aby dowiedzieć się więcej o aktualnych stawkach kilometrówki i ich zastosowaniu, odwiedź stronę MB Motors.
