W dniu 13 października 2022 roku weszła w życie ustawa z 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U z 2022 r., poz. 807), której celem było znowelizowanie przepisów w Kodeksie spółek handlowych („KSH”). W jej ramach w szczególności wiele zmian odnosiło się do zasad funkcjonowania rad nadzorczych. Jedną z z nich jest nowy obowiązek sporządzania sprawozdań przez rady nadzorcze spółek kapitałowych. Z czym wiąże się on wiąże i jak się do niego przygotować?
Nowy obowiązek w zakresie sporządzenia oraz złożenia do właściwego organu przez rady nadzorcze ich sprawozdań został uregulowany w przypadku spółki akcyjnej w art. 382 § 3 pkt 3 KSH, w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w art. 219 § 3 pkt 3 oraz art. 221 § 1 KSH, natomiast w zakresie prostej spółki akcyjnej zostało to uregulowane w art. 30069 § 3 oraz 30076 § 3 pkt 2 KSH.
Kogo dotyczy nowy obowiązek?
Wyżej wskazane sprawozdania spółki kapitałowe, które posiadają radę nadzorczą, powinny przygotować i zatwierdzić w tym roku w ramach odbycia zwyczajnych, odpowiednio, walnych zgromadzeń albo zgromadzeń wspólników. Oznacza to, że jest to ostatni moment na podjęcie odpowiednich działań przez rady nadzorcze.
W konsekwencji, obok dotychczasowego obowiązku rad nadzorczych do sporządzania i składania właściwemu organowi corocznego pisemnego sprawozdania z (a) oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz (b) oceny wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty teraz należy składać także sprawozdanie z rady nadzorczej.
Zauważyć należy, iż dotychczas KSH zobowiązywał rady nadzorcze tylko do przedstawiania wyników ocen sprawozdań przygotowywanych przez zarząd oraz oceny wniosku co do postąpienia z wynikiem finansowym spółki. Z kolei aktualne brzmienie nakazuje radzie także sporządzenie rzeczonego sprawozdania i przedłożenia go do właściwego organu spółki.
Co powinno zawierać sprawozdanie rady nadzorczej?
Nadmienić można, że zakres informacji, jaki powinien znaleźć się w sprawozdaniu został wskazany w art. 382 § 31 KSH – odnosi się on do prostej spółki akcyjnej, jednak na zasadzie analogii można go stosować do pozostałych spółek kapitałowych. Z treści niniejszego przepisu wynika, że sprawozdanie rady nadzorczej powinno składać się z następujących elementów:
- wyników oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
- oceny sytuacji spółki, uwzględniającą adekwatność i skuteczność stosowanych w spółce systemów kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zapewniania zgodności działalności z normami lub praktykami oraz audytu wewnętrznego,
- ocenę realizacji przez zarząd obowiązków dotyczących uchwał, sytuacji spółki, postępach w realizacji kierunków jej rozwoju itp. (art. 3801 KSH)
- oceny sposobu przekazywania informacji i dokumentów przez zarząd do rady nadzorczej oraz wyjaśnień dostarczanych radzie nadzorczej w ramach jej uprawnień,
- informacji dotyczącą łącznego wynagrodzenia doradcy rady nadzorczej od spółki za wszystkie przeprowadzone przez radę nadzorczą badania w ciągu roku obrotowego.
Co ważne, pierwsze sprawozdanie rady powinno swoim zakresem objąć okres od 13 października 2022 roku do końca roku obrotowego 2022. Wskutek tego większości przypadków będzie ono obejmować niepełny rok obrotowy. Okres ten może się wydłużyć o ile zgodnie np. z art. 382 § 4 KSH rada zażąda przedłożenia danych, dokumentów i informacji odnoszonych się do działalności spółki.
Na koniec zaznaczyć można, iż sprawozdanie rad nadzorczych co do zasady nie podlega zgłoszeniu do sądu rejestrowego, z zastrzeżeniem, iż spółki akcyjne oraz proste spółki akcyjne mają obowiązek przygotowania oraz przedstawiania go akcjonariuszom najpóźniej na 15 dni przez walnym zgromadzeniem.
Dodatkowo, nadmienić należy, że w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to wówczas rada nadzorcza powinna zapewnić biegłemu rewidentowi lub przedstawicielowi firmy audytorskiej prawo do udziału w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident lub przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawi radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Jak się przygotować?
Przedsiębiorcy powinni przygotować się na zmiany. Może się to odbywać w ramach współpracy z odpowiednią kancelarią prawną lub prawnikiem, który w profesjonalny sposób wesprze w spełnieniu wszelkich obowiązków prawnych związanych ze sprawozdaniami finansowym.
Powyższy artykuł powstał w ramach współpracy WHITEBERG | Prawo i Podatki – kancelarią z Rzeszowa zajmującą się podatkami w Rzeszowie składającą się z adwokatów i radców prawnych z siedzibą w Rzeszowie.
